Guía para elegir programa · 11 minutos de lectura · Actualizada el
Un CRM inmobiliario es el programa donde una agencia guarda y trabaja todo lo que tiene: los propietarios con los que habla, las casas en venta, los compradores, las visitas, los encargos y lo que cobra. Esta guía explica qué tipos hay, qué funciones de verdad hacen falta en una oficina española, cuánto cuesta y cómo elegirlo sin equivocarse.
Un CRM inmobiliario es un programa de gestión de clientes hecho para agencias: reúne en un solo sitio a los propietarios, los inmuebles, los compradores y cada conversación con ellos, y avisa de lo que hay que hacer después. «CRM» viene del inglés customer relationship management, gestión de la relación con el cliente. En una inmobiliaria, el cliente es doble: el que vende (o alquila) y el que compra.
La diferencia con una hoja de Excel o una libreta no es que guarde más datos, sino que los datos trabajan solos: el programa cruza el comprador que busca tres habitaciones con el piso que acaba de entrar, recuerda que hay que llamar al propietario el jueves, prepara la nota de encargo con los datos ya puestos y enseña al responsable de la oficina cuántas valoraciones hizo cada agente este mes.
El trabajo de una oficina sigue siempre el mismo camino, y un buen CRM inmobiliario lo acompaña entero:
La mayoría de los programas se centran en los pasos 3 y 4, porque nacieron para publicar en portales. Pero en una agencia la venta la decide el paso 1: quien tiene el encargo tiene la venta. Por eso conviene mirar primero cómo trata cada programa la captación.
En España conviven tres familias de programas. No son mejores ni peores: sirven para cosas distintas.
| Tipo | En qué es fuerte | Dónde se queda corto | Para quién |
|---|---|---|---|
| CRM de portales (de cartera) | Fichas de inmuebles, publicación en portales, web de la agencia, cruces con compradores. | La captación: el propietario solo existe cuando ya hay encargo. | Oficinas que viven del anuncio y tienen cartera de sobra. |
| CRM generalista | Embudos de venta, correos, automatizaciones, informes. | Nada es inmobiliario: ni catastro, ni portales, ni nota de encargo, ni arras. | Equipos con alguien técnico que lo configure. |
| CRM de captación | El mapa de la zona, la ruta diaria, la memoria de cada puerta, el seguimiento hasta el encargo. | Depende del programa: algunos acaban en el encargo. | Oficinas que captan en la calle y por zona. |
Lo ideal es que un mismo programa cubra la captación y lo que viene después, porque cuando se usan dos, nadie pasa los datos de uno a otro y la oficina acaba con dos verdades. Lo explicamos con más detalle en Estatefy frente a un CRM de portales y al Excel.
Las listas de funciones de cualquier programa son largas. Estas son las que deciden si se usa o se abandona en tres meses, con la pregunta que conviene hacer en la demostración:
| Función | Por qué importa | Pregunta para la demostración |
|---|---|---|
| Uso desde el móvil, en la calle | El agente apunta donde pasa: en el portal, en la visita. Si hay que esperar a llegar a la oficina, no se apunta. | «Enséñame cómo apunto una puerta en diez segundos desde el móvil, sin cobertura.» |
| Captación por zona | Las casas que se venderán el año que viene ya existen hoy: hay que saber cuáles son y qué dijo cada propietario. | «¿Puedo ver todas las viviendas de mi código postal y qué se habló en cada una?» |
| Avisos y tareas que salen solas | La mitad de los encargos se pierden por no volver a llamar a tiempo. | «Si un propietario me dice que vuelva en marzo, ¿quién me lo recuerda?» |
| Documentos firmados | Hoja de visita, nota de encargo, propuesta y arras sin papel ni escáner. | «¿Se firma con el dedo en el móvil y queda guardado con fecha y hora?» |
| Compradores y cruces | Cada inmueble nuevo debería llegar solo a quien lo busca. | «Entra un piso: ¿cuántos compradores encajan y cómo se lo mando?» |
| Portales y web | Publicar sin teclear dos veces. | «¿En qué formato sale el enlace XML y qué portales lo aceptan?» |
| Panel del responsable | Dirigir con números, no persiguiendo a la gente. | «¿Dónde veo valoraciones y encargos de cada agente este mes?» |
| Exportar los datos | Los datos son de la agencia, no del programa. | «Si me voy, ¿cómo saco todo y en qué formato?» |
Hay una prueba sencilla que vale más que cualquier lista: pide la demo con tu código postal y pide que te enseñen un día normal de un agente, del primer portal a la última llamada.
No hay un precio de referencia, pero sí tres formas de cobrar que conviene distinguir antes de comparar:
Además de la cuota, conviene preguntar por el alta o la implantación (algunos la cobran), la permanencia (meses mínimos o penalización por irse), el IVA (casi todos los precios se anuncian sin él: se suma un 21 %) y qué pasa con los datos al darse de baja.
Como referencia, Estatefy cuesta desde 39,99 € al mes + IVA pagando el año, con tres planes según cuántos usuarios entran (1 o 2, hasta 6, o sin límite), todo incluido y sin permanencia.
El miedo a perder lo que hay es lo que más frena un cambio de programa. Se hace bien así:
En Estatefy se importa cualquier Excel o CSV tal cual viene, sin preparar columnas, y lo que se apunta se puede descargar entero cuando se quiera.
La agencia es la responsable de los datos de sus clientes y el programa es el encargado del tratamiento (artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos). Eso obliga a tener un contrato con el proveedor y a que el programa ponga medios razonables: permisos por persona, accesos registrados, copias de seguridad y servidores dentro de la Unión Europea. Lo que se puede apuntar de un propietario en la captación lo explicamos en la guía de protección de datos en la captación, y cómo lo hace Estatefy, en seguridad.
Estatefy es un CRM inmobiliario de captación. Escribes el código postal y bajan todas las casas de la zona desde el Catastro; el equipo sale con la ruta de cada día en el móvil, apunta cada puerta con tres botones y las tareas de volver salen solas. Y sigue después del encargo: valoración, nota de encargo y hoja de visita firmadas en el móvil, compradores y cruces, web de la oficina, enlace XML para portales, arras, operaciones y alquileres.
Cuesta desde 39,99 € al mes + IVA (pagando el año), con todo dentro y sin permanencia. Pruébalo 14 días gratis, sin tarjeta.
Un programa de gestión de clientes hecho para agencias inmobiliarias: reúne propietarios, inmuebles, compradores y cada conversación con ellos, y avisa de lo que hay que hacer después (llamar, volver, firmar, publicar).
El Excel guarda datos; el CRM los hace trabajar: recuerda las llamadas pendientes, cruza compradores con inmuebles, rellena los documentos, se usa desde el móvil en la calle y enseña al responsable lo que pasa en la oficina.
Depende de si cobra por usuario, por oficina o por módulos. Conviene sumar la cuota, el alta, los módulos que se van a usar y el IVA (21 %), y preguntar por la permanencia. Estatefy cuesta desde 39,99 € al mes más IVA pagando el año, con todo incluido.
Uno que funcione en el móvil, enseñe todas las viviendas de la zona, guarde lo que dijo cada propietario y recuerde cuándo volver. Los CRM pensados para portales empiezan cuando ya hay encargo; para captar hace falta un CRM de captación.
Sí: exportando todo en Excel o CSV del programa actual, importándolo en el nuevo, revisándolo antes de que lo use el equipo y fijando una fecha a partir de la cual solo se apunta en el nuevo.
Sigue leyendo: App de captación inmobiliaria · CRM para franquicias y redes · Cómo captar inmuebles.
Escribes tu código postal y bajan las casas del Catastro (las puertas de los bloques, en unas horas), y el equipo sale con su primera ruta. Un precio por oficina, sin permanencia: cancelas cuando quieras.
Estatefy