Funciones de Estatefy: mapa, rutas, CRM inmobiliario y web

1 · Captar

El mapa, las rutas y el argumentario

Todas las viviendas de la zona sobre el mapa, cada una con la inicial de quien la tocó por última vez y el color de cómo quedó. La ruta del día dice qué calles y qué números tocan. Y ante cada pega, qué decir.

Portales y puertas del Catastro, con planta y letra; se añaden las que falten
Rutas por calles y números (todos, pares, impares, las nunca tocadas, las de revista), para quien tú digas
Apuntar desde la ruta o desde el mapa: tres botones, y la puerta queda hecha
El argumentario: qué decir, qué apuntar y cuándo volver ante cada objeción
«Calles cerca»: lo que hay a mano y cómo está cada casa
Revista en buzón con cronómetro de 30 días: sale sola como tarea para volver
La jornada de puertas abiertas: un QR en la puerta y cada visitante queda apuntado
Los apuntes de la puerta se guardan sin cobertura y se envían solos al recuperarla, con su hora. El mapa tiene que haberse abierto antes con señal; encargos, citas y firmas necesitan conexión
Sin GPS continuo: como mucho, el sitio del apunte, avisando
Ordenar la ruta desde donde estás y abrirla en Google Maps

2 · Convertir

De la noticia al encargo firmado

Lo que pasa cuando alguien dice que sí. La valoración con lo que se ha vendido de verdad, la nota de encargo firmada en la puerta con el dedo y el expediente para que no falte un papel.

Valoración con los comparables de la zona y el valorador de la web
Las cuentas de la compraventa: lo que le queda limpio al vendedor (honorarios, IRPF, hipoteca) y lo que necesita el comprador (impuesto de su comunidad, notaría, registro, cuota), para mandar por WhatsApp
La hoja de visita, la nota de encargo, la propuesta de compra y el cambio de precio, firmados con el dedo en el móvil (firma electrónica simple: se guardan el texto, la fecha, la hora y una huella del documento). Y el contrato de arras, firmado en el mismo móvil por la parte vendedora y la compradora
El expediente: DNI, nota simple, escritura, IBI, certificado energético, comunidad…
La lista de prevención de blanqueo (Ley 10/2010): identidad, titular real y origen de los fondos, con quién lo comprobó y cuándo
El historial del precio: cuánto se pidió y cuánto se ha bajado
Fotos y documentos de cada casa, sin los datos de GPS de la foto
Los encargos, en dorado en el mapa y con su propia vista en el CRM

3 · Vender

La web, el enlace para portales y los compradores

Cada encargo que publicáis sale en la web de la oficina y en un enlace XML (formato Kyero) para los portales que lo aceptan. Idealista, Fotocasa y Habitaclia piden su propio acuerdo con cada oficina; nosotros os damos el enlace. Los compradores piden visita solos, se cruzan con las casas que encajan y reciben la selección por WhatsApp.

La web de la oficina con vuestro color y logotipo, y vista previa al compartir por WhatsApp
Reserva de visita desde la web, con los huecos libres del agente
El enlace XML para portales (formato Kyero), y el enlace de vuestro vídeo o de una visita virtual hecha fuera (YouTube, Matterport…)
El revisor del anuncio: lo que obliga la ley, lo que puede traer un disgusto y lo que se mira más
Compradores con lo que buscan y cruces automáticos con las casas
La selección de casas por WhatsApp: el comprador marca las que le gustan y elige hora
Las ofertas, al propietario, por escrito
La bolsa compartida entre oficinas de Estatefy, con la colaboración pactada
«Avísame de casas así» y «¿cuánto vale mi casa?» en la web: cada uno entra como contacto
La cartera: la nota de cada casa en venta y qué hacer con ella
El cartel del escaparate, montado solo y listo para imprimir
El enlace del propietario: ve cuando quiera cómo va su venta

4 · Cobrar y fidelizar

Encargos, cobros, borrador de factura y alquileres

La reserva, las arras, la escritura y el cobro, con los honorarios y la colaboración. Lo cobrado y lo pendiente de cobro, a la vista. Y los alquileres que gestionáis, con sus recibos.

Encargos: los firmados y desde cuándo, los vendidos pendientes de cobro y los cobrados
Honorarios del vendedor y del comprador, cada uno en % o la cantidad exacta a mano
Lo cobrado por mes, trimestre y año, y lo que sale para otra agencia y para el equipo
Operaciones: reserva, arras, escritura, cobro o caída, con comprador y vendedor
Borrador de la factura de honorarios, con el IVA, para pasarlo a vuestro programa de facturación
Las cuentas de la oficina: gastos frente a honorarios, el beneficio de cada mes, lo que cuesta cada encargo y lo que rinde cada canal
El contrato de arras, redactado con los datos: firmado en el móvil por las dos partes, o impreso para firmarlo en papel
Alquileres: contrato, renta, día de pago, recibos y atrasos
La liquidación mensual al propietario del alquiler
Postventa: la reseña al cerrar y el aniversario de la compra
El resumen del mes de la oficina para imprimir

5 · Dirigir

El panel, la agenda y los avisos

Lo que hace el equipo, según se hace. Lo mío para cada uno, La zona para todos y El equipo solo para quien tenga ese permiso. Sin seguir a nadie.

El panel en directo: cada apunte según llega
El embudo de la puerta al encargo, con el porcentaje de cada escalón
Las calles por lo que llevan sin pisarse, y las que nunca se empezaron
«Tu día» cada mañana en el móvil: lo que le toca a cada uno
Objetivos del mes por persona y «Mi mes»
La agenda compartida, los huecos libres y el calendario del móvil
Los contactos que entran solos: web, puertas abiertas y vuestro agente de voz, si lo conectáis. Se pueden repartir por turnos y, de 9 a 21 h, avisa al móvil si nadie los atiende en una hora
Cada persona una vez, con todo lo suyo: propietaria, compradora, inquilina
La campanita: lo que tocaba, lo de hoy y lo que se enfría
«Lo que Estatefy ha hecho por tu oficina», en cifras
El arranque guiado para la oficina nueva

6 · Automatizar

El asistente y el WhatsApp de la oficina

Que la información entre sola. Si tenéis el asistente de voz y de chat, apunta cada llamada y cada mensaje (se contrata aparte y lo deja configurado Estatefy), y contesta por vuestro WhatsApp, que se vincula con un QR desde el móvil de la oficina.

El asistente de voz y de chat (se contrata aparte y lo configura Estatefy): cada llamada o mensaje rellena el contacto, la ficha de comprador, el historial de la casa y la cita
Vuestro WhatsApp, vinculado con un código QR desde el móvil de la oficina (como WhatsApp Web): el asistente contesta por vuestro número, y lo encendéis, lo apagáis o lo desvinculáis cuando queráis
Herramientas para el agente en mitad de la conversación: quién llama, buscar casas, huecos, reservar cita, cuánto vale una casa
Mensajes de siempre con plantilla: WhatsApp, SMS y correo, apuntados en el historial
El WhatsApp de la oficina en una bandeja del equipo: cada conversación con quien la lleva, contestada desde el ordenador, y si tenéis asistente, vosotros decidís cuándo contesta él
Campañas de correo a los compradores que buscan y a los propietarios que son clientes, con vuestras casas y la baja de un clic
Los contactos de los portales que llegan por correo entran solos como contactos, con la casa del anuncio
Importar la hoja del Excel que ya tenéis, o la que saquéis de vuestro CRM de antes (.xlsx o CSV), y os dice qué filas no ha podido colocar. La hoja del CRM de Estatefy sale a Excel cuando quieras, y el administrador puede descargar todos los datos de la oficina de una vez

Tranquilidad

Los datos, vuestros y protegidos

Lo que apuntáis es vuestro. Ninguna otra oficina ve vuestras fichas ni vuestros propietarios (en una red, la central solo ve las cifras de cada oficina), y dentro de la vuestra ve cada uno lo que tú decidas. Con herramientas de RGPD; cumplir sigue siendo cosa de cada oficina, que es la responsable de sus datos.

Cuatro perfiles y permisos persona a persona
Quién ve los teléfonos de los propietarios lo decides tú
Marca de agua con quién está mirando, y pantalla en negro al salir de la ventana (ninguna web puede impedir todas las capturas; para eso está la marca de agua)
Herramientas para la privacidad de los propietarios (RGPD art. 14): papel para el buzón, QR y página de sus datos
Contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD), dentro del Contrato de Suscripción: se acepta con una casilla al pagar, sin rellenar nada
Copia de seguridad diaria. Si os vais, la cuenta se queda 7 días en solo lectura para que saquéis vuestros datos y después se cierra el acceso (si luego los necesitáis, nos los pedís por correo); si nos pedís que la borremos, se borra entera, y de las copias de seguridad en un máximo de 30 días
Vuestro logotipo y color en la aplicación; en una red, la central los pone en todas las oficinas

De la puerta a la venta. Todo, y en el mismo sitio.