Gestión de la oficina · 7 minutos de lectura · Actualizada el
Una oficina que no mide no sabe si le falta trabajo o le sobra trabajo mal hecho. Con cinco cifras al mes se ve en qué escalón se pierde la captación y qué hay que corregir: más puertas, mejor discurso, cerrar la valoración o el precio. Aquí están cuáles, cómo se calculan y cómo se leen.
El embudo de captación es la cadena de escalones que va de la primera puerta al encargo firmado. Cada escalón incluye a los siguientes: quien llegó a la valoración pasó antes por interesado. Por eso los porcentajes entre escalones significan algo.
| Escalón | Qué se cuenta |
|---|---|
| Puertas tocadas | Puertas distintas trabajadas (no apuntes: pasar cinco veces por la misma puerta es una puerta). |
| Interesados | Propietarios que piensan vender o quieren saber cuánto vale su casa (en algunas redes, «noticias»). |
| Valoraciones | Citas de valoración concertadas o hechas. |
| Encargos | Notas de encargo firmadas, separando las exclusivas. |
| Ventas | Operaciones cerradas (arras o escritura) y honorarios cobrados. |
| Ratio | Cómo se calcula | Si es bajo, el problema suele ser… |
|---|---|---|
| Puertas → interesados | Interesados ÷ puertas tocadas | El discurso de la puerta o la zona elegida. |
| Interesados → valoraciones | Valoraciones ÷ interesados | No se cierra la cita o no se vuelve a tiempo. |
| Valoraciones → encargos | Encargos ÷ valoraciones | La valoración, el plan de venta o la confianza. |
| Encargos → ventas | Ventas ÷ encargos (en un periodo largo) | Precio de salida, comercialización o seguimiento. |
| % de exclusivas | Exclusivas ÷ encargos | La presentación del encargo. Ver cómo conseguir exclusivas. |
No hay una cifra buena universal: depende de la zona, del tipo de vivienda y del momento del mercado. Lo útil es comparar a la oficina consigo misma mes a mes y a cada agente con la media del equipo.
Cifras inventadas de una oficina en un trimestre:
| Escalón | Agente A | Agente B |
|---|---|---|
| Puertas tocadas | 900 | 400 |
| Interesados | 45 (5 %) | 36 (9 %) |
| Valoraciones | 9 (20 %) | 18 (50 %) |
| Encargos | 5 (56 %) | 6 (33 %) |
A trabaja mucho la calle pero convierte poco en la puerta y deja escapar interesados: hay que revisar el discurso y que vuelva a tiempo. B toca menos puertas pero las aprovecha; pierde en la valoración: hay que revisar cómo la presenta y el plan de venta. Con una sola cifra (encargos: 5 contra 6) parecerían iguales.
Los objetivos funcionan cuando se ponen sobre lo que el agente controla y se cuentan por mes natural: puertas, interesados, valoraciones y encargos. Mejor hacia atrás: si la oficina quiere cuatro encargos al mes y su ratio de valoración a encargo es del 40 %, hacen falta unas diez valoraciones; con su ratio de interesado a valoración, sale cuántos interesados, y de ahí cuántas puertas.
Cada agente debería ver cada día dónde va frente a dónde debería ir en esa fecha del mes. Un objetivo que solo se mira el día 30 no cambia nada.
Con una hoja de cálculo se puede, si todos apuntan con las mismas palabras y alguien cuenta cada semana. El problema es que el recuento manual se abandona en cuanto hay trabajo. Lo sostenible es que las cifras salgan solas de lo que el agente apunta en la calle.
En Estatefy el embudo sale solo de lo que el equipo apunta en la calle: puertas distintas, interesados, valoraciones y encargos de los últimos 90 días, con el porcentaje de cada escalón. Cada agente tiene sus objetivos del mes con un anillo que dice si va al ritmo, y el responsable ve el trabajo de cada uno, los días sin salir y las calles sin pisar, sin GPS a las personas.
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Las puertas distintas trabajadas, los interesados, las valoraciones, los encargos (y cuántos en exclusiva) y las ventas, más los ratios entre cada escalón. A eso se suman indicadores de actividad, como los días sin salir a la calle o los interesados pendientes de volver.
No hay una cifra universal: depende de la zona, el tipo de vivienda y el mercado. Lo útil es comparar la oficina consigo misma mes a mes y a cada agente con la media de su equipo.
Encargos firmados en un periodo divididos entre las valoraciones hechas en ese mismo periodo. Si es bajo, suele fallar la valoración, el plan de venta o la confianza del propietario.
La actividad, cada día o cada semana; los ratios, al mes, y mejor sobre periodos de 90 días, porque de la puerta al encargo pasan semanas y en un solo mes las cifras bailan mucho.
Sigue leyendo: Farming inmobiliario · Cómo conseguir exclusivas · Qué es un CRM inmobiliario.
Escribes tu código postal y bajan las casas del Catastro (las puertas de los bloques, en unas horas), y el equipo sale con su primera ruta. Un precio por oficina, sin permanencia: cancelas cuando quieras.
Estatefy